Proses penghapusan data digital di perusahaan tak hanya berperan dalam mempertahankan performa perangkat. Faktanya, langkah ini juga termasuk dalam upaya IT asset management yang berperan krusial terhadap keamanan data perusahaan.
Jika selama ini cara hapus semua data di laptop perusahaan hanya mengandalkan tombol Delete, Anda perlu berhati-hati dengan risiko yang mungkin muncul di kemudian hari. Jadi, mari pahami metode penghapusan data yang lebih aman melalui penjelasan di artikel ini.
Apa Itu Penghapusan Data (Data Erasure)?
Penghapusan data (data erasure) adalah proses menghapus data elektronik dari perangkat penyimpanan secara permanen agar tidak bisa dipulihkan lagi dengan cara apa pun. Proses ini termasuk salah satu dari tiga metode yang diakui secara resmi dalam praktik data sanitization.
Data erasure merupakan metode berbasis software dan dapat dilakukan pada berbagai aset IT, baik laptop, handphone, server, hard disk eksternal, maupun data center atau cloud.
Apakah data erasure membuat semua file di perangkat tertentu hilang? Belum tentu, karena dalam praktiknya, ada dua cakupan penghapusan, yaitu full device erasure (penghapusan data permanen keseluruhan) dan targeted sanitization (penghapusan bagian tertentu saja).
Apa Perbedaan Data Erasure dan Penghapusan Data Pada Umumnya?
Perlu dipahami, data erasure berbeda dengan data deletion (penghapusan data pada umumnya). Berikut perbedaan keduanya jika ditinjau dari berbagai aspek:
1. Dilihat dari Cara Kerja
Cara kerja data erasure adalah dengan menimpa (overwrite) data lama menggunakan pola biner acak (0 dan 1). Prosedurnya harus mengikuti standar tertentu, misalnya standar keamanan global NIST 800-88 yang mencakup metode Clear, Purge, dan Destroy.
Adapun saat Anda menerapkan cara hapus data di laptop menggunakan tombol Delete, sebenarnya sistem operasi tidak menghapus isi file, melainkan hanya jalur akses atau penanda lokasi file. Data deletion kemudian menandai storage sebagai “available for reuse” atau “kosong dan siap dipakai kembali”.
2. Dilihat dari Status Data Asli
Aspek pembeda selanjutnya adalah status data asli. Proses rewrite pada data erasure dilakukan hingga tidak ada jejak data lama yang tersisa. Pada akhir proses pun, dilakukan verifikasi dan sertifikasi guna memastikan data benar-benar hilang permanen.
Proses ini tentunya berbeda dengan data deletion. Mengingat sistem operasi hanya menghapus jalur akses menuju file, data asli umumnya masih ada secara fisik di dalam disk, hanya saja tidak terlihat oleh sistem.
3. Dilihat dari Kemampuan Recovery
Berhubung data erasure membuat data hilang permanen, maka siapa pun tidak bisa melakukan recovery (pemulihan), bahkan dengan tools khusus. Meskipun demikian, perangkat terkait tidak rusak sehingga bisa digunakan kembali.
Lain halnya dengan data deletion, di mana data masih tersimpan di media (HDD/SSD). Hal ini membuat software recovery masih bisa dilakukan dengan memindai sisa-sisa data dan menyusun ulang struktur file. Oleh karena itu, file yang sudah mengalami data deletion umumnya masih bisa dipulihkan.
Baca juga: 10 Jenis Perangkat Keamanan Jaringan yang Wajib Diketahui!
Pentingnya Data Erasure
Data erasure sebenarnya perlu dilakukan oleh hampir semua perusahaan yang mengelola dan memproses data digital, terlebih apabila melibatkan pengelolaan data dan informasi sensitif. Berikut ini sejumlah alasan mengapa data erasure perlu dilakukan:
1. Mencegah Risiko Kebocoran Data
Jika perusahaan hanya mengandalkan data deletion, risiko kebocoran data masih relatif tinggi. Pasalnya, siapa pun masih bisa memulihkan data tersebut menggunakan software recovery.
Maka dari itu, proses data erasure dibutuhkan supaya data tidak dapat diakses lagi guna mencegah data breach atau kebocoran data yang bersifat rahasia.
2. Sebagai Bukti Kepatuhan terhadap Regulasi
Faktanya, ada banyak regulasi yang mengatur perihal perlindungan data, salah satunya adalah General Data Protection Regulation (GDPR).
Secara garis besar, aturan-aturan tersebut mengharuskan perusahaan untuk menghapus data secara aman dan menyertakan bukti penghapusannya. Jika dilanggar, perusahaan bisa dikenai denda atau sanksi yang besar.
Dengan data erasure, perusahaan bisa memastikan bahwa penghapusan data berjalan aman, bahkan menghasilkan Certificate of Destruction (CoD). Sertifikat ini merupakan dokumen resmi yang bisa diaudit dan menjadi bukti bahwa perusahaan patuh terhadap regulasi.
3. Mendukung IT Asset Disposition (ITAD)
ITAD adalah proses terstruktur yang dijalankan oleh perusahaan saat perangkat IT sudah tidak digunakan lagi. Proses ini melibatkan penghapusan data yang tersimpan di dalam perangkat, termasuk PII (Personally Identifiable Information).
PII merupakan data sensitif yang dapat mengidentifikasi seseorang, seperti nomor identitas, rekam medis, dan data keuangan. Untuk menghapusnya, dibutuhkan data erasure agar data tidak dapat diakses dan disalahgunakan oleh pihak lain.
4. Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
Sejatinya, penghapusan data yang aman tidak hanya berkaitan dengan hal teknis, tetapi juga kepercayaan dan loyalitas pelanggan.
Sebab, jika perusahaan menjalankan prosedur penghapusan data dengan benar, risiko kebocoran data pelanggan bisa dicegah. Lebih lanjut, perusahaan akan dianggap profesional sehingga layak dipercaya oleh pelanggan.
5. Sebagai Bentuk Environmental Responsibility
Saat perangkat IT tidak lagi digunakan, sebagian perusahaan biasanya akan langsung menghancurkannya sebagai langkah untuk mencegah kebocoran data. Padahal, cara ini bisa meningkatkan jumlah limbah elektronik (e-waste) yang mempercepat kerusakan lingkungan.
Daripada langsung menghancurkan perangkat dan justru meningkatkan e-waste, perusahaan sebenarnya bisa melakukan data erasure untuk menghapus data secara permanen.
Cara ini dinilai lebih ramah lingkungan karena mengurangi limbah elektronik. Selain itu, data erasure juga dapat membantu menekan kebutuhan produksi perangkat baru yang memerlukan energi besar dan menghasilkan emisi industri.
Jadi, data erasure sebenarnya merupakan bukti bahwa perusahaan telah memenuhi tanggung jawab lingkungan (environmental responsibility) secara berkelanjutan dan jangka panjang.
Baca juga: Endpoint Protection: Solusi Keamanan untuk Perangkat Bisnis
Penerapan Data Erasure pada Perangkat Rentalworks
Dalam menjalankan operasional IT, banyak perusahaan kini memilih opsi sewa perangkat sebagai solusi yang lebih fleksibel dan efisien. Pertanyaannya, apakah menyewa perangkat IT sebenarnya aman bagi data perusahaan?
Jangan khawatir! Apabila Anda menyewa perangkat melalui layanan Device as a Service (DaaS) Rentalworks, keamanan data perusahaan sangat diprioritaskan. Semua perangkat yang disewakan di Rentalworks sudah dilengkapi dengan data erasure Securaze.
Fitur ini memastikan semua data perusahaan penyewa terhapus dari perangkat di akhir masa sewa sehingga mencegah risiko kebocoran data. Penghapusan data ini juga bisa dilakukan dari jarak jauh, namun tetap sesuai regulasi yang berlaku.
Securaze Rentalworks telah tersertifikasi oleh Cyber Security Agency Singapore. Sertifikasi ini membuktikan bahwa Securaze menjalankan proses verifikasi implementasi yang andal dan dapat dipercaya.
Layanan DaaS Rentalworks tak hanya menawarkan keamanan berlapis, tetapi juga perangkat yang terbukti andal dan mencakup dukungan teknis untuk setiap kendala yang terjadi. Tak kalah penting, dengan menyewa perangkat IT untuk kebutuhan perusahaan, Anda sudah selangkah lebih maju dalam mendukung ekonomi sirkular dan praktik IT yang berkelanjutan.
Ingin mendapatkan informasi lengkap mengenai layanan DaaS Rentalworks? Hubungi kami sekarang dan jalankan operasional IT perusahaan yang lebih aman bersama Rentalworks!
Baca juga: 12 Cara Menghapus Virus di Laptop yang Ampuh, Yuk Coba!
