Dewasa ini, hampir semua perusahaan menghadapi tantangan berupa transformasi digital. Alhasil, dunia kerja banyak mengalami perubahan, mulai dari munculnya sistem kerja remote hingga perubahan cara perusahaan dalam mengelola lingkungan kerja.
Di sinilah Workplace as a Service (WaaS) hadir sebagai solusi. Bahkan, diperkirakan workplace as a service adalah salah satu model kerja utama dalam beberapa tahun ke depan. Untuk memahami WaaS secara mendalam, simak penjelasan berikut ini!
Apa Itu WaaS (Workplace as a Service)?
Workplace as a Service adalah layanan sewa berbasis cloud yang menyediakan seluruh tools kerja dalam satu lingkungan digital. Tools ini meliputi aplikasi kerja, alat komunikasi, virtual desktop, penyimpanan data, dan sistem keamanan. Berikut ini gambaran cara kerja WaaS secara ringkas:
- Penyedia membuat sistem workspace di infrastruktur cloud mereka. Pada tahap ini, semua tools berada di data center penyedia layanan, bukan di komputer pengguna.
- Sistem membuat aplikasi kerja dan virtual desktop (komputer kantor versi online).
- Workspace dikirimkan ke perangkat pengguna yang akan mengaksesnya, seperti smartphone, tablet, ataupun laptop.
- Pengguna menginstal aplikasi klien yang berfungsi untuk menghubungkan perangkat dengan server cloud, menampilkan desktop virtual, dan menjalankan aplikasi kerja.
- Pengguna mengakses workspace dengan Single Sign-On (SSO). Artinya, login cukup dilakukan satu kali dan semua aplikasi dalam workspace bisa langsung diakses.
- Keamanan ditingkatkan dengan multi-factor authentication (MFA), misalnya dengan pemberian kode OTP, autentikasi melalui aplikasi, atau verifikasi perangkat.
- Setelah pengaturan selesai, pengguna bisa meminta aplikasi atau konfigurasi virtual desktop tertentu sesuai kebutuhan divisinya. Jika sudah siap, penyedia akan mengirimkannya ke perangkat pengguna terkait.
Manfaat WaaS
Implementasi WaaS dalam bisnis diketahui mampu mendatangkan sejumlah manfaat sebagai berikut:
1. Biaya Awal Lebih Terkontrol
WaaS berjalan dengan model sewa (lease). Jadi, perusahaan tak perlu membeli server atau infrastruktur IT yang harganya relatif mahal, melainkan cukup mengalokasikan biaya langganan bulanan atau tahunan.
Biaya langganan ini umumnya sudah meliputi maintenance sistem dan software, perawatan perangkat, bahkan update sistem. Dengan cakupan seluas itu, workplace as a service adalah solusi IT perusahaan yang hemat biaya dan waktu.
2. Penggunaan Perangkat Lebih Efisien
Dalam sistem kerja tradisional, umumnya perusahaan menyediakan satu komputer dengan beragam software bagi masing-masing karyawan. Padahal, tidak semua software benar-benar mereka butuhkan.
Dengan adanya WaaS, perusahaan dapat memberikan workspace yang sudah dipersonalisasi sesuai dengan kebutuhan karyawan. Perangkat berspesifikasi tinggi juga tidak selalu dibutuhkan karena proses komputasi berlangsung di cloud.
Pada praktiknya, WaaS juga hadir bersama IT asset management untuk memberikan visibilitas penuh terhadap semua komponen workspace, termasuk memantau penggunaan dan statusnya. Dengan demikian, penggunaan perangkat bisa lebih efisien dan biaya hardware bisa diminimalkan.
3. Fleksibilitas Kerja Tinggi
Fleksibilitas berkaitan dengan cara dan tempat bekerja, kompatibilitas perangkat, serta proses kolaborasi tim.
Karena semua elemen WaaS berjalan di cloud server, karyawan bebas mengakses workspace kapan pun, di mana pun, bahkan menggunakan perangkat apa pun. Selama ada koneksi internet, aplikasi klien, dan izin akses, workspace yang sama dapat diakses melalui berbagai perangkat.
Lebih dari itu, karyawan juga dapat berkomunikasi, berbagi file, dan mengerjakan proyek bersama secara real-time. Alhasil, fleksibilitas ini menjadikan komunikasi tim lebih terintegrasi, workflow lebih efisien, dan produktivitas meningkat.
4. Keamanan Data dan Perangkat Terjaga
WaaS terlihat seakan menghapus keterbatasan terkait lokasi dan perangkat kerja, namun layanan ini justru memberikan keamanan yang lebih baik dibandingkan dengan sistem tradisional.
Pada sistem tradisional, data disimpan di server lokal. Apabila hardware rusak, data bisa hilang. Berbeda dengan WaaS, di mana data tidak disimpan di perangkat. Workspace pun hanya diakses, bukan diinstal di perangkat.
Selain itu, penyedia WaaS umumnya juga menyediakan berbagai mekanisme keamanan, seperti antivirus, enkripsi data, patching OS, atau monitoring jaringan 24/7. Dengan demikian, data perusahaan tetap aman dan terpusat, walaupun karyawan bekerja dari beragam perangkat.
5. Operasional Bisnis Lebih Minim Gangguan
Dalam setiap proses kerja, selalu ada risiko kerusakan server, gangguan jaringan, dan bencana. Jika solusi IT perusahaan masih mengandalkan mekanisme tradisional, hal-hal tersebut bisa mengganggu, bahkan menghentikan fungsi sistem.
Sebaliknya, data dan workspace dalam WaaS biasanya disalin ke beberapa data center berbeda. Jadi, masalah pada satu sistem akan membuat sistem lain langsung mengambil alihnya. Penyedia layanan juga bisa menawarkan jaminan waktu operasional atau monitoring jaringan 24/7. Dengan demikian, sistem bisa tetap diakses dan operasional bisnis terus berjalan.
Gunakan WaaS dari Rentalworks untuk Aktivitas Perusahaan yang Lebih Fleksibel & Praktis
Dengan beragam manfaat di atas, workplace as a service adalah solusi IT perusahaan yang efisien dalam biaya, mendukung fleksibilitas kerja, dan memudahkan pengelolaan sistem. Jika perusahaan Anda membutuhkannya, Rentalworks siap membantu.
Rentalworks menyediakan layanan Workplace as a Service (WaaS) berupa penyewaan perangkat seperti PC, laptop, dan printer untuk kantor. Adapun beberapa printer yang disewakan antara lain:
- Toshiba BA420T Series: Printer dengan built-in Bluetooth, NFC pairing, USB, Ethernet, dan opsi dual-band Wi-Fi. Solusi tepat untuk bisnis di sektor manufacturing, retail, healthcare, dan office yang membutuhkan keandalan dan efisiensi ruang.
- Toshiba BV420T Series: Printer yang mampu mencetak hingga 7 inches per second sehingga lebih efisien. Dengan menggunakan label berperekat tanpa kertas berlapis, printer ini bisa menjadi solusi untuk mengurangi limbah.
- HP LaserJet Managed MFP E42540f: Memiliki fitur konektivitas berupa port USB 2.0, gigabit ethernet, port faks, dan Wi-Fi direct. Kehadiran HP Wolf Security membuat printer ini terlindungi dari ancaman siber seperti malware atau akses tidak sah.
- HP LaserJet Managed MFP E62655dn: Mampu mencetak dengan sangat cepat, yaitu hingga 55 halaman dalam satu menit. Resolusi 1200 x 1200 dpi menghasilkan cetakan yang lebih tajam dan mudah dibaca.
- HP Color LaserJet Managed MFP E78528dn: Printer yang mendukung koneksi USB 2.0, gigabit Ethernet, dan Wi-Fi Direct (opsional) melalui HP Jetdirect 3100w. Adanya fitur pencetakan Duplex membantu menghemat penggunaan kertas.
Dengan menyewa perangkat di Rentalworks, Anda tak hanya mendapat keuntungan berupa efisiensi biaya dan kemudahan penggunaan. Lebih dari itu, menyewa perangkat elektronik adalah bentuk dukungan terhadap ekonomi sirkular berkelanjutan.
Daripada membeli perangkat baru untuk perusahaan, sewa perangkat di Rentalworks untuk membantu mendukung upaya mengurangi e-waste (limbah elektronik) yang berpotensi mempercepat kerusakan lingkungan.
Untuk mewujudkan usaha yang berjalan secara efisien, produktif, dan ramah lingkungan, Anda bisa mengandalkan Rentalworks. Hubungi Rentalworks sekarang dan konsultasikan kebutuhan perangkat kerja perusahaan Anda!
