Di era kerja hybrid, perusahaan cenderung mencari ruang kerja digital yang komprehensif. Bukan tanpa alasan, efisiensi tim tidak jarang bergantung pada penggunaan tools yang terintegrasi.
Terlebih, transformasi digital menuntut adanya kecepatan dan kecerdasan. Dalam hal ini, Microsoft Workspace hadir sebagai solusi pusat kerja digital yang menawarkan keunggulan unik dibandingkan dengan platform lain.
Tidak hanya sekadar software, ini merupakan ekosistem kerja yang dirancang untuk menghubungkan orang, informasi, hingga konten dari mana saja. Untuk mempelajari Microsoft Workspace lebih lanjut, simak penjelasan di artikel berikut.
Apa Itu Microsoft Workspace?
Secara harfiah, Microsoft Workspace merujuk pada istilah “ruang kerja digital” di dalam ekosistem Microsoft. Platform ini dapat diartikan dalam berbagai konteks yang berbeda.
Dalam konteks ekosistem (Microsoft 354), Microsoft Workspace adalah kumpulan alat produktivitas berbasis cloud yang digunakan untuk bekerja secara kolaboratif dalam suatu organisasi.
Sebagai fitur peramban (Edge Workspace), Microsoft Workspace merupakan fitur untuk mengakumulasikan tab serta favorit menurut proyek tertentu.
Misalnya, Anda dapat membuat satu “Workspace” khusus untuk riset tentang copywriting dan satu lagi untuk pencarian harga laptop. Dengan demikian, tab tidak akan tercampur.
Di sisi lain, Microsoft Workspace pun bisa didefinisikan sebagai ruang kolaborasi (Microsoft Loop Workspace), yaitu tempat tim mengumpulkan seluruh dokumen, ide, atau tugas untuk satu proyek besar agar lebih mudah dilacak di satu tempat.
Apabila spesifik mengacu dalam dunia kerja, definisi yang tepat untuk Microsoft Workspace adalah sebagai ekosistem (Microsoft 365) di mana semua tools “berkomunikasi” atau terhubung satu sama lain.
Aplikasi yang Termasuk dalam Microsoft Workspace
Microsoft Workspace menyediakan berbagai aplikasi produktivitas berbasis cloud yang terintegrasi. Adapun beberapa di antaranya adalah sebagai berikut.
- Teams: Untuk mengadakan rapat online, panggilan suara/video, tim dialog, maupun file kolaborasi.
- Word: Untuk pembuatan serta pengeditan dokumen teks.
- Excel: Untuk penyederhanaan data kompleks, analisis data, visualisasi, dan spreadsheet interaktif.
- PowerPoint: Pembuatan presentasi profesional dengan tata letak yang bisa didesain secara cerdas.
- OneNote: Buku catatan digital yang bisa digunakan untuk menyimpan catatan, informasi, atau data penelitian.
- Defender: Untuk melindungi keamanan perangkat dan akun dari ancaman online.
- Designer: Alat berbasis artificial intelligence untuk membuat desain visual.
- OneDrive: Untuk penyimpanan data secara aman hingga 1 TB.
- Delve: Untuk mengelola profil serta menemukan konten sesuai dengan kebutuhan.
- Outlook: Fasilitas email dan sekarang hadir sebagai salah satu klien email populer.
- Microsoft Editor: Untuk memilih kata demi menghindari adanya kesalahan dalam penulisan dokumen.
- Word to PDF Converter: Sebagai fitur untuk mengubah dokumen Word dari dan/atau ke PDF secara mudah.
- Microsoft Form: Membantu pembuatan kuis atau survei yang dapat dibagikan ke orang lain untuk diakses melalui perangkat seluler dan web browser.
- Lisensi: Pengguna cukup menggunakan satu lisensi guna mengakses berbagai perangkat lunak yang disediakan.
Keuntungan Menggunakan Microsoft Workspace
Penggunaan ekosistem Microsoft Workspace (Microsoft 365) umumnya memberikan keuntungan yang substansial bagi perusahaan. Di Rentalworks, layanan DaaS yang tersedia telah mencakup Microsoft 365.
Terdapat berbagai keuntungan yang bisa dirasakan apabila menggunakan dukungan Rentalworks M365 Integrated Support, yaitu:
- Adanya pilihan Microsoft 365 Business Basic, Standart, dan Premium untuk berbagai kebutuhan bisnis.
- Tersedia alat profesional untuk meningkatkan kolaborasi dan kinerja tim.
- Lisensi fleksibel yang sesuai untuk bisnis dari berbagai skala.
- Akses tanpa hambatan sehingga memungkinkan kolaborasi secara real-time, ketersediaan penyimpanan cloud, dan keamanan tingkat lanjut.
Di samping itu, secara umum beberapa keuntungan yang bisa diperoleh dari penggunaan Microsoft 365 adalah sebagai berikut:
1. Fleksibilitas Akses
Microsoft 365 memberikan fleksibilitas bagi pengguna untuk mengakses data maupun aplikasi terkait, seperti Word, PowerPoint, Excel, SharePoint, OneNote, dan OneDrive dari mana serta kapan saja.
Dengan demikian, Anda bisa membuat, berbagi, mengedit, menyimpan, hingga mengakses dokumen, presentasi, atau spreadsheet secara mudah. Integrasi antaraplikasi ini membuat produktivitas pekerjaan karyawan menjadi lebih efisien, baik saat bekerja sendiri maupun bekerja secara tim.
2. Keamanan Data Tingkat Lanjut
Microsoft 365 menawarkan berbagai fitur keamanan untuk melindungi data informasi sensitif bisnis, memastikan kepatuhan terhadap aturan, serta mencegah akses tidak sah (unauthorized access).
Melalui Microsoft Defender, Microsoft Purview Compliance Manager, dan Azure Active Directory, Microsoft 365 menyediakan kerangka keamanan lebih komprehensif, mencakup perlindungan identitas tingkat lanjut yang terintegrasi dengan lingkungan perusahaan.
Kemudian, Advance Threat Protection dari Microsoft 365 juga memberikan keamanan berlapis terhadap beragam ancaman, termasuk persistent threats, zero-day exploits, dan serangan phising yang ditargetkan.
3. Kemudahan Integrasi Data
Microsoft 365 terintegrasi dengan aplikasi dalam ekosistem Microsoft lainnya, seperti Outlook, OneDrive, maupun Teams. Sistem ini memungkinkan data terintegrasi antaraplikasi tanpa hambatan yang berarti sehingga risiko kesalahan input dapat diminimalkan.
Misalnya, data dari Customer Relationship Management (CRM/Sistem Manajemen Hubungan Pelanggan) yang bisa diakses serta diolah langsung di aplikasi, seperti Outlook dan Teams. Alhasil, karyawan tidak perlu terus-menerus berpindah aplikasi.
Tidak hanya itu, Anda pun dapat menghubungkan data dari Excel ke Word. Jadi, apabila data di Excel berubah, maka data di dokumen Word, seperti tabel atau grafik pun akan secara otomatis diperbarui.
4. Update Software Otomatis
Pembaruan perangkat lunak pada Microsoft 365 bersifat otomatis sehingga tetap up to date. Anda pun tidak perlu khawatir akan menggunakan perangkat kerja jadul. Update otomatis ini membuat pengguna selalu mempunyai akses ke fitur dan perbaikan versi terbaru.
5. Kolaborasi Tim Lebih Baik
Hadirnya beragam fitur pendukung pada Microsoft 365 membuat kolaborasi tim dalam perusahaan, mulai dari file sharing, komunikasi real-time, serta live editing menjadi lebih baik dan mudah.
Melalui Teams, setiap karyawan dapat memastikan bahwa pekerjaan mereka, termasuk kerja sama proyek maupun pemecahan masalah lebih efektif sekaligus efisien walaupun berbeda lokasi.
6. Sinkronisasi Antarperangkat
Keuntungan lainnya, yaitu sinkronisasi data serta pengaturan di berbagai perangkat yang lebih mudah. Pengguna bisa mengakses dokumen, email, maupun informasi penting dari tablet, komputer, atau smartphone.
Ini dapat membuat pengguna tetap produktif dan selalu terhubung dengan tim karena memberikan fleksibilitas kerja yang tidak terbatas.
7. Dilengkapi dengan AI Tools “Copilot”
Copilot merupakan alat produktivitas berbasis kecerdasan buatan (AI) canggih yang dirancang sebagai asisten andal bagi bisnis. Copilot dapat meningkatkan efisiensi dengan mengoptimalkan alur kerja, memberikan saran bernilai, dan memicu kreativitas.
Dengan demikian, tim mampu bekerja dengan lebih produktif sekaligus cerdas, baik dalam manajemen proyek, penyusunan laporan, maupun analisis data. Dengan Copilot, kolaborasi dan produktivitas secara keseluruhan bisa dimaksimalkan.
Copilot juga mentransformasi cara bisnis bekerja dengan mengotomatiskan tugas, menguatkan kolaborasi tim, dan memberikan ruang untuk berinovasi.
Google Workspace vs. Microsoft 365
Selain Microsoft 365, terdapat rangkaian ruang kerja digital lainnya, yaitu Google Workspace. Sebetulnya, kedua perangkat ini sama-sama menjadi solusi untuk mendukung efisiensi produktivitas kerja.
Hanya saja, terdapat perbedaan signifikan antara Google Workspace vs. Microsoft 365 yang bisa dilihat berdasarkan beberapa aspek. Berikut ini beberapa di antaranya:
1. Fitur
Secara umum, Google Workspace menawarkan beberapa fitur berikut ini:
- Gmail: Untuk berkirim surat elektronik tanpa batas waktu dan jarak.
- Google Kalender: Sebagai pengingat jadwal yang harus dilakukan.
- Google Keep: Membantu penyimpanan pertanyaan dan membuat daftar tugas.
- Current: Memungkinkan tim berdiskusi dan membahas topik yang sama tanpa harus mengadakan rapat secara konvensional.
- Google Meet: Memungkinkan untuk melakukan video konferensi dengan nyaman.
- Google Spreadsheet: Cara kerjanya tidak jauh berbeda dengan Microsoft Excel. Hanya saja, dapat diakses oleh siapa saja yang memiliki akses ke file terkait.
- Google Docs: Sebagai aplikasi pengolahan data yang dapat dibagikan dan digunakan oleh lebih dari satu orang asalkan memiliki aksesnya.
- Google Drive: Untuk menyimpan data atau file secara cloud sehingga bisa diakses bersamaan oleh tim.
- Google Chat: Untuk berkirim pesan, berupa teks maupun dokumen agar tetap dapat berkolaborasi tanpa terhambat oleh jarak.
Sementara itu, fitur-fitur unggulan dari Microsoft 365 telah dijelaskan di atas. Fiturnya menawarkan aplikasi desktop profesional dengan fungsionalitas yang lengkap.
Kemudian, aplikasi dari Microsoft Workspace pun bisa dipasang secara lokal pada perangkat sehingga memungkinkan pengerjaan dokumen tanpa koneksi internet yang stabil (offline).
Microsoft 365 juga memberikan kontrol keamanan IT yang lebih mendetail pada tingkat perusahaan dan terintegrasi erat dengan Active Directory.
Lebih lanjut, aplikasi Excel pada Microsoft 365 memiliki performa yang lebih baik dalam menangani data besar sekaligus rumus statistik kompleks. Alhasil, memungkinkan otomatisasi serta pengolahan data yang mungkin akan sulit dilakukan apabila berbasis website.
2. Akses Data Saat Offline
Google Workspace memungkinkan penggunanya mengakses data luring dari admin Workspace melalui salah satu layanan, yaitu Classroom. Namun, karena berbasis cloud maka membutuhan pengaturan mode offline khusus terlebih dahulu di browser.
Di sisi lain, Microsoft 365 pun memberikan kemudahan tersebut. Dengan aplikasi desktop penuh (seperti Word dan Excel), pengguna juga bisa menyimpan data lokal. Dalam hal ini, pengguna bisa mengunduh program Microsoft 365 terlebih dahulu pada laptop atau komputer.
Setelah itu, cukup sinkronisasikan ke OneDrive ketika mode online kembali. Jadi, meskipun tidak terkoneksi internet, semua fitur teknis tetap bisa dioperasikan secara optimal tanpa adanya batasan.
3. Kemampuan Video Meeting
Salah satu aspek yang membedakan Google Workspace vs. Microsoft 365 adalah kemampuan video meeting. Di Google Workspace business starter, Anda dapat menggunakan Google meet untuk melakukan video meeting atau konferensi online. Namun, jumlahnya terbatas 100 orang.
Sementara itu, Microsoft 365 business basic menyediakan aplikasi Microsoft Teams berkapasitas peserta lebih besar, yaitu hingga 300 orang. Teams juga terintegrasi penuh ke aplikasi desktop. Aplikasi ini cocok untuk kebutuhan kolaborasi rapat intensif dan terdokumentasi.
4. Layanan Email dan Tampilannya
Pada dasarnya, baik Gmail (Google Workspace) maupun Outlook (Microsoft 365) menawarkan layanan email yang mumpuni. Keduanya pun memungkinkan pengguna memakai nama domain sendiri supaya bisnis tampak lebih profesional.
Jika diperhatikan lebih detail, dapat dilihat bahwa Gmail memiliki tampilan lebih sederhana daripada Outlook. Pengguna hanya perlu menekan tombol compose untuk membuat dan mengirim pesan baru.
Sementara itu, Microsoft 365 menawarkan tampilan desktop yang lebih kaya fitur, integrasi mendalam dengan Office Suite, serta manajemen email lebih kompleks.
Demikian penjelasan mengenai Microsoft Workspace, termasuk keuntungan penggunaannya bagi perusahaan hingga perbedaannya dengan Google Workspace.
Berdasarkan informasi di atas, bisa dipahami bahwa mengintegrasikan Microsoft Workspace ke dalam alur kerja harian perusahaan merupakan langkah strategis menuju produktivitas maksimal.
Dalam hal ini, perusahaan dapat mengandalkan layanan DaaS dari Rentalworks untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Pasalnya, layanan DaaS dari Rentalworks ini telah mencakup manajemen aset IT dan Microsoft 365. Artinya, seluruh laptop yang digunakan sudah terintegrasi dengan Microsoft 365.
Tak perlu khawatir terkait instalasinya, sebab tim teknis dari Rentalworks akan memberikan pelayanan menyeluruh mulai dari pemasangannya. Jadi, yuk hubungi kami dan dapatkan efisiensi maksimal dengan solusi terintegrasi dari Rentalworks sekarang!
